Damit Menschen gut zusammenarbeiten können, müssen sie sich miteinander abstimmen. Oft ist dafür die beste Methode, sich zu besprechen bzw. ein Meeting abzuhalten. Ein Gespräch ermöglicht eine präzise und schnelle Kommunikation. Hier ist es möglich, mit mehr als nur Wörtern (Körpersprache, Betonung) zu kommunizieren und durch Rückfragen lassen sich Dinge schnell und unkompliziert lösen. Gleichzeitig sind Meetings ein Fluch. Wer kennt nicht die Klagen von einer Meetingflut, welche nur wenig Zeit übrig lässt. Wer kennt nicht Meetings, bei denen man sich nachher fragt, was eigentlich erreicht worden ist?
Was aber macht ein Meeting zu einem guten Meeting? Ein gutes Meeting erreicht das Ziel des Meetings und ist für alle Teilnehmenden zufriedenstellend. Mit den Vorlagen zur Meetingkultur möchten wir dir Unterstützung bieten, um deine Meetings effektiv und effizient zu gestalten, sodass eure Zeit gut eingesetzt wird.
Der erste Schritt zu guten Meetings: Das Ziel bestimmen, um zu entscheiden, ob ein Meeting notwendig ist. Du solltest dich im ersten Schritt fragen: Was soll in dem Meeting erreicht werden? Was ist das Ziel des Meetings? Dies kannst du dich sowohl fragen, wenn du selbst überlegst, ein Meeting einzustellen als auch wenn du zu einem Meeting eingeladen worden bist. Achtung: Ein Thema ist noch kein Ziel. Ein Ziel ist noch kein Besprechungsziel (Meetingziel). Ein Besprechungsziel ist in der Besprechung erreichbar. Wenn du das Ziel kennst, kannst du überlegen, ob ein Meeting der beste Weg ist, um dieses Ziel zu erreichen. Vielleicht fällt dir auf, dass eine E-Mail für die Erreichung deines Ziels besser geeignet wäre. Wenn du zu einem Meeting eingeladen worden bist und nicht weißt, was das Ziel des Meetings ist, dann frag einfach bei der Meeting-Organisation nach. Auf dieser Grundlage kannst du bestimmen, ob deine Anwesenheit zur Zielerreichung notwendig ist und ob eine Vorbereitung erforderlich ist.
Der zweite Schritt zu guten Meetings: Die Agenda bestimmen. Wenn du weißt, was im Meeting erreicht werden soll, kannst du dir die passende Agenda überlegen (oder fordern). Hierbei geht es darum, sich die Schritte und Reihenfolge zu überlegen, mit der das Ziel erreicht werden kann. Es ist hilfreich, jeden Agendapunkt zeitlich einzuschätzen und dies auch schriftlich festzuhalten. Dies hilft später bei der Durchführung des Termins.
Der dritte Schritt zu guten Meetings: Passende Teilnehmer:innen einladen. Das Ziel ist klar und du hast eine passende Agenda aufgestellt? Super! Überlege nun, wer die Menschen sind, welche du zur erfolgreichen Umsetzung deines Meetings benötigst. Lade sie zum Termin ein, nenne Ziel und Agenda sowie eventuell den Beitrag, den du von der Person erwartest. Halte die Anzahl der Teilnehmenden so gering wie möglich. Meetings mit vielen Teilnehmenden dauern tendenziell länger und der Beitrag des Einzelnen fällt geringer aus. Die optimale Gruppeninteraktion entsteht bei 7 +/- 2 Personen. Die Vorlage “Vorlage Meeting Agenda” unterstützt dich in deiner Planung.
Ein Ziel, die passende Agenda und die erforderlichen Teilnehmenden sind bereits die halbe Miete für die erfolgreiche Durchführung des Meetings. Die folgenden Tipps geben deinem Meeting den Feinschliff.
Check-In Fragen nutzen
Du willst, dass sich alle Teilnehmenden einbringen, und keine Scheu haben ihre Meinung zu sagen? Mit den richtigen Check-In Fragen kannst du das Eis brechen, das Thema einleiten und alle Teilnehmenden einmal kurz zum Reden bringen. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sich in deinem Meeting alle beteiligen. Du findest eine Hilfestellung zu Check-In Fragen als Vorlage in dieser Toolbox.
Timeboxing – Zeitliche Grenzen setzen
Ein Thema nimmt immer so viel Raum ein, wie man gibt. Setze sinnvolle Timeboxen und achte auf die Einhaltung. Nenne zu Beginn eines Agendapunktes die dafür geplante Zeit. Erinnere bei Bedarf – vor allem gegen Ende der Timebox – an deren Einhaltung.
Entscheidungen direkt festhalten
Notiere direkt im Meeting, gerne vor den Augen aller, die getroffenen Entscheidungen, Aufgaben und wichtige Informationen. So haben alle Teilnehmenden die Möglichkeit zu kontrollieren, ob ein gemeinsames Verständnis herrscht und können dies bei Bedarf nachschärfen.
Pausen
Pausen sind wichtig. Sie fördern die Produktivität. Plane mindestens alle 50 Minuten eine Pause ein oder wenn du merkst, dass die Konzentration nachlässt. Ermutige die Teilnehmenden aufzustehen und sich kurz zu bewegen.
Moderator:in nutzen
Wenn du selbst aktiv an der Diskussion teilnehmen möchtest, kann dir ein:e Moderator:in helfen, dein Ziel zu erreichen. Der/die Moderator:in achtet für dich auf die Zeit, unterbricht Diskussionen bei Bedarf und dokumentiert Ergebnisse.
Das Meeting mit einer Zusammenfassung beenden
Das Meeting ist kurz vor dem Ende. Fasse nochmal die wesentlichen Punkte für alle kurz zusammen. Am besten hast du diese bereits dokumentiert. Versichere dich, dass alle Teilnehmenden mit diesen Punkten und deiner Dokumentation einverstanden sind.
Steuerung durch die Gruppe
Die Steuerung von Meetings kann einige Herausforderungen bieten. Zum Glück können alle Beteiligten dazu beitragen das Meeting so zu steuern, dass es für alle wertvoll bleibt.
Nach dem Meeting ist hoffentlich das Besprechungsziel erreicht. Viele der Entscheidungen, Aufgaben und Ergebnisse deines Meetings werden nun woanders weiterbearbeitet. Sorge also dafür, dass alle Teilnehmenden ein Protokoll bekommen und die Informationen aus dem Meeting an die richtigen Stellen fließen. Zudem kannst du dir Feedback von den Teilnehmenden einholen. So lernst du, was du in Zukunft noch verbessern könntest und wie deine Meetings noch effizienter werden. Ein gutes Meeting bedarf einer guten Vorbereitung, adäquaten Steuerung und einer guten Nachbereitung. In der Toolbox findest du die „Meeting Card“, die die wichtigsten Punkte zusammenfasst.
